Erfassen
und agieren
Alles, was Sie brauchen, um die Aktivitäten Ihres Teams zu synchronisieren
Erfassen
Das Ausfüllen von Formularen war noch nie so einfach
Füllen Sie Checklisten unterwegs per App oder am Arbeitsrechner per Webbrowser aus.
Im Web steht Ihnen hierfür ein zweispaltiges Fenster zur Beantwortung des Formulars zur Verfügung. Eine Spalte für Fragen und Antworten, eine zweite für die Navigation, die optionalen Anhänge, Fotos und Kommentare, sowie für das Abarbeiten von Warnmeldungen, für den Datenexport und den Druck und andere Formularfunktionen, ohne dass Sie die vorherige Sicht auf Ihre Formularliste oder auf die Kanban-Tafel verlieren.
Damit wird das Beantworten sehr übersichtlich. Zu jeder Frage können Sie Kommentare, Bilder, Dateien und Aufträge z.B. für Maßnahmen oder Fehlerkorrekturen hinzufügen. Zu jeder Frage kann eine manuelle Warnmeldung gesetzt werden, damit auch unvorhergesehene Situationen nicht unbemerkt bleiben.
Die Navigationsübersicht ermöglicht es, zu bestimmten Fragen direkt zu gelangen. Es ist nicht erforderlich, Formulare linear abzuarbeiten. Die Navigation verfügt über Filterfunktionen, um so schneller unbeantworteten Fragen zu finden, oder Fragen mit Warnmeldungen, Kommentaren, Fotos, Anhängen, Aufträgen und offenen Pflichtfeldern.
Auftragsverwaltung inbegriffen
Sobald eine Frage entweder manuell oder antwortabhängig automatisch mit einer Warnmeldung gekennzeichnet wird, kann die Warnmeldung in der rechten Spalte bearbeitet werden. Ändern Sie den Zustand der Warnmeldung je nach Fortschritt: Warnmeldungen können als aktiv, bestätigt, oder gelöst gekennzeichnet werden. Automatische Warnmeldungen werden als gelöst markiert, sobald die Antwort geändert wird. Manuelle Warnmeldungen können auch einfach wieder zurückgesetzt werden. Zusätzlich können beliebig viele Aufträge definiert und vergeben werden, um korrektive Maßnahmen einzuleiten. Diese folgen dann der eigenen Zustandslogik, so dass einzelne Aufträge leicht nachverfolgt werden können. Ein Auftrag ist immer der Frage zugeordnet, in der dieser Auftrag angelegt worden ist.
So kann auch vom Auftrag heraus, unter der Voraussetzung der entsprechenden Berechtigung, wieder zurück zur betroffenen Frage gesprungen werden.
Erfassung abschliessen
Zustandsänderung als Übergabe des Formulars und Abschliessen der Erfassung
Auch wenn Antworten im laufenden Fortschritt gespeichert werden, so kann nach erfolgter Erfassung das Formular einfach in den nächsten oder einen bestimmten anderen Formularzustand versetzt werden. Damit kann das Formular als erledigt gekennzeichnet, oder die Übergabe an den nächsten Kollegen eingeleitet werden.
Bei Nichtbearbeitung kann ein Zustand auch automatisch verändert werden. Sie können dafür im Vorlageneditor einen Zeitrahmen festlegen, nach Verlauf dessen ein bestimmter Zielzustand gesetzt wird.
Schließlich können Sie einen anderen Nutzer festlegen, der das Formular fortsetzen oder prüfen kann.
Nachverfolgung der Daten
Über die Registerkarte „Informationen“ haben Sie alle Informationen zum Formular immer griffbereit:
Benutzer automatisch benachrichtigen
Benachrichtigungsregeln
Durch Push-, E-Mail- und Telegram-Benachrichtigungen können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen und Teams bei Bedarf benachrichtigt werden. Beispielsweise können neu zugewiesene Benutzer darüber benachrichtigt werden, dass neue Aufgaben anstehen.
Auch bei Zustandsänderungen können Benachrichtigungen abgesetzt werden.
