¿Por qué una herramienta de formularios no es una buena solución para realizar checklists, registros u/o auditorías?  - Iristrace - Software de Auditorías, Inspecciones y Checklists

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¿Por qué una herramienta de formularios no es una buena solución para realizar checklists, registros u/o auditorías? 

La forma tradicional de registrar datos ha sido el papel y boli. Herramientas como Google Forms o Microsoft Forms tienen problemas como la necesidad de recordar enlaces y la falta de medidas para evitar datos falsos.

11 noviembre, 2022

Desde hace mucho tiempo, la manera de registrar datos en procesos operativos, productivos, logísticos, cualitativos o de venta, ha sido el papel y boli. En el primer intento de digitalización, hemos abusado de las herramientas de cálculo, o la mas conocida Excel, para usarlas como herramientas de introducción de datos. En el segundo intento queríamos algo que rellenara ese Excel, ya que el objetivo es que la persona que recoja datos le sea sencillo digitalizarlos, y en vez de intentar digitalizar el proceso, hemos intentado rellenar esos datos directamente en nuestra “Excel”. 
 

Debido a este caso, hemos buscado el cobijo de las herramientas de formularios como Google Forms o Microsoft Forms, como la solución para movilidad y puestos fijos a la introducción de esos datos que alguien tiene que rellenar con una periodicidad determinada. 

Si analizamos el problema en su conjunto y no tratamos de dar una solución, al problema derivado del uso de hojas de calculo para introducir datos, veremos que: 

  • Cada proceso es distinto y podemos llegar a tener cientos de ellos, esto genera que tengamos cientos de links a formularios que la gente debe de recordar.  
  • Cada proceso tiene una periodicidad, esto genera que tengamos que usar herramientas como calendarios o planificadores de tareas para darle esa frecuencia a ese formulario. 
  • Cada proceso tiene distintas etapas, algunos son para una sola persona, otros necesitan un proceso de validación, esto genera que tengamos que dar acceso a todos los datos a personas que solo deben de validar alguna cosa, perdiendo la trazabilidad de quien hizo que, ya que puede modificar lo que se le antoje. 
  • Cada proceso tiene que ser realizado en tiempo y forma, esto en teoría es siempre así, pero vivimos en la era de las interrupciones, donde una llamada, un mensaje o cualquier otra interrupción jerárquica, haga que el proceso se pueda perder y que introduzcamos los datos o dos veces o ninguna, así que deberíamos de ser capaces de recuperar nuestro proceso para poder continuarlo. 
  • Cada persona que recoge información debería de tener una planificación de lo que tiene pendiente y no poderle permitir rellenar datos de días futuros, incluso pasados, esto genera que tengamos que buscar la forma en la cual no nos hagan CUMPLI -MIENTO, cumplo y miento en los datos que estoy facilitando. 

Cuando optamos por una herramienta de formularios para realizar procesos internos, suele ser por que analizamos los problemas que nos ha generado el usar una herramienta cómo Excel para recoger datos y lo que deberíamos de analizar, es el proceso completo.  Como diría Jack, vayamos por partes: 

  • ¿Cuántos procesos de introducción de datos tengo por departamento/área/equipo? 
  • ¿Cuántos de ellos hay mas de una persona involucrada? 
  • ¿Qué periodicidades tienen cada uno de esos procesos? 
  • ¿Qué tipo de reportes me gustaría tener generados automáticamente? 
  • ¿Deben de visualizar algún cuadro de mando los operarios con el progreso? 
  • ¿Cómo queremos que dirección vea esta información? 
  • ¿Cuántas incidencias, planes de acción, observaciones, puntos de mejora o peticiones, aparecen en cada recogida de datos? 
  • ¿Qué tipo de control establecemos sobre ellos? ¿Quién los soluciona?¿Quién debe de recibir esa información de solución? 
  • ¿Cuáles son los puntos de mejora que hemos establecido y quién los visualiza/controla? 
  • ¿Qué ocurre si quiero cambiar el proceso para adaptarlo a nuevas necesidades? 
  • ¿Qué ocurre si los datos que se recogen en el proceso tienen que venir o enviarse a nuestros sistemas, ERP, BI, BPM, PMS, etc.? 
  • ¿Cómo puedo hacer todo esto, sin tener que involucrar al equipo de TI? 
  • ¿Cómo formateo la salida de esa información para tenerla disponible en Excel, Word o PDF? 

Al final estos son algunos de los puntos generales que se tienen que revisar por cada proceso, claro está, dependiendo de la urgencia, seguridad y/o confianza de esos datos el proceso cambia e itera. 
 

La selección de una buena herramienta de Gobierno, Riesgos y Cumplimiento (GRC) hace que realmente digitalicemos procesos completos y no nos quedemos en parchear, un proceso que creció por necesidades y ahora realmente ha entrado en una fase de urgencia digital. 

Si necesita ayuda en algún proceso, nuestro equipo le ayuda gratuitamente a digitalizar uno a su elección, con lo cual su apuesta, siempre estará probada. ¿Desea que le contactemos? 

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