La comunicación entre departamentos de un hotel ha cambiado mucho a lo largo de los años. Los sistemas y herramientas que antes servían, ahora no son tan eficientes. Los mensajes entre los diferentes departamentos no siempre llegan a tiempo. Otras veces, simplemente se pierden en el camino.
Hoy en día, el canal de comunicación interdepartamental puede ser cualquiera. Pensemos en WhatsApp, Telegram, walkie-talkies, emails o notas de post-it. Cualquier sistema podría valer, pero son herramientas que se quedan cortas cuando buscamos una eficiente comunicación entre los departamentos de un hotel.
Además, utilizar esos sistemas de comunicación interna ¿asegura que los mensajes los reciba la persona correcta? ¿Los leerán rápido?, nos preguntamos. ¿Se perderá información por el camino? ¿Llegará al resto del equipo? Demasiados interrogantes. Cabos sueltos que dificultan cumplir con el máximo objetivo de los hoteles: ofrecerle al cliente la mejor experiencia posible.
La eficiencia en la comunicación entre departamentos de un hotel sí es posible si utilizas las herramientas adecuadas
Es verdad que el porcentaje de clientes que tienen una experiencia negativa en un hotel no es elevado Y que el número de reclamaciones no suele ser muy alto. Sin embargo, el escaparate que internet le ofrece a una valoración negativa es enorme. Y no hablemos de la rapidez a la que una reclamación se propaga por internet y las redes sociales. Otra vez volvemos a los cabos sueltos. Cosa que nos obliga a actuar una vez pasada la situación de conflicto. Esto es un error.
La comunicación interna entre departamentos de un hotel tiene que ser eficaz y resolutiva. Las incidencias deben resolverse antes de que se transformen en una reclamación. O, aún más grave, antes de tener una reputación online negativa que sube como la espuma.
Cuando un cliente se registra en un hotel, pueden darse dos situaciones. Una en la que haga uso de los servicios del hotel y descubra las instalaciones por sí mismo. Sin intervención de ningún miembro de la plantilla. Y otra en la que el staff atienda de manera directa sus necesidades, resuelva sus dudas y maneje con éxito las posibles quejas.
En el primer escenario, lo único que podemos hacer es asegurarnos de que todo esté perfecto. En el segundo, será el equipo del hotel quien recoja la información relacionada con la experiencia del cliente.
¿Cómo enfrentarnos a estas dos situaciones? Respuesta: apoyándonos en una comunicación entre los departamentos de un hotel eficiente y en tiempo real.
Obtén una comunicación interdepartamental en tiempo real y duerme tranquilo
Sería perfecto que los empleados tuvieran una herramienta para recoger la información relacionada con la experiencia del cliente. Sería ideal si esa misma herramienta notificara también quién tiene que actuar según el momento y la situación.
En un hotel, la comunicación entre departamentos de un hotel debería estar centralizada a través de un mismo canal. De esta manera, los equipos recibirían los comentarios, las órdenes o las respuestas de sus compañeros mediante un único soporte comunicación. Los mensajes quedan así almacenados. Y todos los empleados pueden tener acceso a ellos.
Vale, ya hemos conseguido mejorar la comunicación interna entre departamentos de un hotel. Ahora queremos conocer el estado de cada una de estas comunicaciones. Especialmente de aquellas que guardan relación con incidencias o quejas de los huéspedes. Esto nos permitiría ofrecer soluciones más efectivas y aprender de los errores cometidos. Aquí está la clave para crear la confianza en nuestros clientes.
Iristrace es una app móvil y web que permite alcanzar una comunicación interdepartamental eficiente y en tiempo real. Entre sus funcionalidades, la aplicación permite que un responsable de equipo notifique a otra persona cuál es la tarea a realizar, añada fotos o colores si fuera necesario destacar algún elemento o dato.
¿Qué se consigue con las soluciones digitales? Ahorrar tiempo en recoger los datos, mejorar la comunicación entre departamentos de un hotel y mayor rapidez en la resolución de incidencias. Si quieres saber cómo trabajamos, nuestros success consultants expertos en hoteles estarán encantados de sentarse a hablar contigo. Escríbeles a hoteles@iristrace.com o solicita directamente una reunión con ellos haciendo clic en el enlace.
