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Qué debes tener en cuenta para organizar un evento en tu Hotel

13 noviembre, 2018

Sabemos que organizar un evento exitoso en tu hotel es una tarea estresante y si no tienes todo bajo control y no prevees los giros inesperados que pueden surgir, el evento puede ser todo menos un éxito. Por eso en este post te vamos a dar consejos y pasos a seguir para poder anticipar y planificar lo que se puede controlar y para que puedas manejar lo inesperado.

¿Qué debes tener en cuenta?

  • Da a conocer que tu hotel tiene este servicio.
  • Cuantifica y prevé la gente que acudirá al evento para asegurarte que tienes el espacio suficiente para atenderlos.
  • Asegúrate que tu cliente sabe la gama de servicios que ofreces y las diferentes salas que tienes disponibles.
  • Identifica con anterioridad que tipo de evento es y como debes preparar el salón y el hotel : Boda, Desayuno empresarial, Reunión privada, etc.
  • Haz previsiones del personal que necesitarás para el evento y ten en cuente si será suficiente con el staff actual o si vas a requerir de ayuda externa
  • Todo debe estar alineado con el presupuesto del cliente

¿Cuáles son los pasos a seguir?

  • Revisa tu agenda de eventos y comprueba que el día que te solicita el cliente le puedes ofrecer tus salas
  • Recopilar toda la información que el cliente te da
  • Asegúrate de dar las instrucciones correctas a tu equipo para que todos sepan que tienen que hacer y en qué momento
  • Ofrece un servicio agradable y correcto para los asistentes, recuerda que cuando asistimos a un evento es lo que más destacamos
  • Revisa que tienes todos los elementos pactados con el cliente: coffee break, bebidas, necesidades audiovisuales, servicio de aparcamiento, blocs de notas, un moderador, mesa presidencial, etc.

En definitiva…

Antes: Planifícate y prevé todo lo que puede surgir. Informa a tu equipo en todo momento de cada necesidad y cambios que vaya realizando el cliente. 

Durante: Ofrece al cliente un ambiente agradable, adelántate a sus necesidades para que no tenga que pedirte ningún servicio, crea una confianza con él para que esté tranquilo y todo salga bien el día del evento.

Después: Analizar el evento en general y determinar qué puedes mejorar y qué oportunidades se pueden aprovechar en un próximo evento. Ofrecer valores añadidos que te diferencien de tu competencia y crea mejores experiencias a tus clientes.

¿Quieres un ejemplo de checklist para revisar un evento? Pincha aquí abajo y descárgate directamente un ejemplo de plantilla, para poder llevar un control interno de cada uno de tus eventos 

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