Sabemos que organizar un evento exitoso en tu hotel es una tarea estresante y si no tienes todo bajo control y no prevees los giros inesperados que pueden surgir, el evento puede ser todo menos un éxito. Por eso en este post te vamos a dar consejos y pasos a seguir para poder anticipar y planificar lo que se puede controlar y para que puedas manejar lo inesperado.
¿Qué debes tener en cuenta?
- Da a conocer que tu hotel tiene este servicio.
- Cuantifica y prevé la gente que acudirá al evento para asegurarte que tienes el espacio suficiente para atenderlos.
- Asegúrate que tu cliente sabe la gama de servicios que ofreces y las diferentes salas que tienes disponibles.
- Identifica con anterioridad que tipo de evento es y como debes preparar el salón y el hotel : Boda, Desayuno empresarial, Reunión privada, etc.
- Haz previsiones del personal que necesitarás para el evento y ten en cuente si será suficiente con el staff actual o si vas a requerir de ayuda externa
- Todo debe estar alineado con el presupuesto del cliente
¿Cuáles son los pasos a seguir?
- Revisa tu agenda de eventos y comprueba que el día que te solicita el cliente le puedes ofrecer tus salas
- Recopilar toda la información que el cliente te da
- Asegúrate de dar las instrucciones correctas a tu equipo para que todos sepan que tienen que hacer y en qué momento
- Ofrece un servicio agradable y correcto para los asistentes, recuerda que cuando asistimos a un evento es lo que más destacamos
- Revisa que tienes todos los elementos pactados con el cliente: coffee break, bebidas, necesidades audiovisuales, servicio de aparcamiento, blocs de notas, un moderador, mesa presidencial, etc.
En definitiva…
Antes: Planifícate y prevé todo lo que puede surgir. Informa a tu equipo en todo momento de cada necesidad y cambios que vaya realizando el cliente.
Durante: Ofrece al cliente un ambiente agradable, adelántate a sus necesidades para que no tenga que pedirte ningún servicio, crea una confianza con él para que esté tranquilo y todo salga bien el día del evento.
Después: Analizar el evento en general y determinar qué puedes mejorar y qué oportunidades se pueden aprovechar en un próximo evento. Ofrecer valores añadidos que te diferencien de tu competencia y crea mejores experiencias a tus clientes.
¿Quieres un ejemplo de checklist para revisar un evento? Pincha aquí abajo y descárgate directamente un ejemplo de plantilla, para poder llevar un control interno de cada uno de tus eventos
