Organisieren und planen
Alles, was Sie brauchen, um die Aktivitäten Ihres Teams in einer einzigen Umgebung zu synchronisieren
Festlegung und Strukturierung des Umfangs
Abteilungen in Iristrace
Innerhalb der Plattform dienen Abteilungen der Strukturierung des Formularwesens. Abteilungen können als organisatorische Einheiten verstanden werden die anhand einer zweistufigen Hierarchie angelegt werden.
Beispiele für Abteilungen sind Niederlassungen, Verkaufsstellen, Teams, Gebäude, Räume, Regionen, Maschinen, Produktionsanlagen und andere mögliche Einheiten.
Die Bezeichnung ‚Abteilung‘ kann unter ‚Einstellungen‘ angepasst und übersetzt werden, damit diese bestmöglich Ihren Anforderungen entspricht, z.B. Gebäude/Raum. Es können beliebig viele Label hinzugefügt werden, die das spätere Filtern wesentlich erleichtern, und die auch an das Formular bei Erstellung vererbt werden.
Team verwalten
Richten Sie Benutzer ein, mit Name, E-Mail zur Anmeldung und weiteren Details, weisen Sie dann eine vordefinierte Rolle zu als Administrator, Controller oder Inspektor, oder definieren Sie Ihre eigenen maßgeschneiderten Zugriffsberechtigungen.
Es genügt, einen Benutzer einer oder mehreren Abteilungen zuzuweisen, damit dieser Formulare anhand von Vorlagen erstellen oder auf bestehende Formulare zurückgreifen kann.
Ein Benutzer kann jederzeit aktiv oder inaktiv geetzt werden, ohne zwingend gelöscht werden zu müssen. Berechtigungen können jederzeit verändert werden.
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Vorlageneinstellungen
Richten Sie eine erste Vorlage ein und veröffentlichen Sie diese für ausgewählte Abteilungen. Wählen Sie die gewünschte Zustandsgruppe, die das Formular durchlaufen soll und weitere Optionen wie z.B. eine Zeitspanne für das errechnete Fälligkeitsdatum, ein Punktesystem zur Bewertung der Antworten, einen antwortabhängigen dynamischen Titel für das Formular, zeitgesteuerte Zustandsänderungen oder vordefinierte Berichtsparameter.
Verwenden Sie die Zufallsfunktion, um eine zufällige Teilmenge von Fragen anzuzeigen.
Definieren Sie eine Vorlage als Auftragsvorlage , die in anderen Formularen z.B. als Maßnahme oder Unteraufgabe verwendet werden kann.
Vorlagen-Editor
Mit dem Vorlageneditor können Sie aus einer Vielzahl von Fragenarten wählen. Antwortmuster können zur Wiederverwendung gespeichert werden, um Zeit bei der Erstellung von weiteren Fragen zu sparen.
Fügen Sie detaillierte Beschreibungen mit Tabellen, Text, Fotos und Videolink hinzu, um Anweisungen noch deutlicher zu gestalten. Beschreibungen können bei dem Beantworten vom Benutzer über die (I)nfo-Schaltfäche angezeigt werden.
Bestimmen Sie, ob Sie Antworten, Fotos und Kommentare verpflichtend machen, um ein Formular abschliessen zu können. Antworten können optional gewichtet werden, um eine automatische Bewertung des Gesamtformulars insbesondere für Vergleichszwecke mit anderen Formularen zu ermöglichen.
Legen Sie fest, welche Antworten eine Warnmeldung auslösen, die dann in den Übersichten und Listen angezeigt werden. Steuern Sie die Fragenfolge. Bestimmte Antworten und Warnmeldungen können das Ein- oder Ausblenden von anderen Fragen bewirken.
Workflows
Workflows werden auf der Grundlage verschiedener Bedingungen aktiviert, z.B. ausgefüllte Checklisten mit Problemen, Erreichung des Zustands Bereit zur Qualitätskontrolle, bestimmte Antworten auf Fragen, erreichte kumulative Punktzahlen und mehr.
Wird die Bedingung erfüllt, so wird die vorgesehene Aktion ausgeführt. So kann ein neues Formular anhand einer bestimmten Vorlage erstellt, oder eine Benachrichtigung versandt werden. Wahlweise kann auch der Zeitplan der Aktion festgelegt werden.
Welcome to Iristrace Workflow Tour
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Vorlagen erstellen und weiterentwickeln
Eine Vorlagen ist die Grundlage für jede Checkliste, für jedes Formular. Benutzer können Formulare eigenständig per Menü oder per Bar- oder QR-Code starten. Alternativ können Formulare auch zentral erstellt und zugewiesen werden.
Vorlagen können wiederverwendet und weiterentwickelt werden, ohne dass die Informationen der vorherigen Vorlagenversionen verloren gehen. Jeder Schritt in der Weiterentwicklung verfügt über eine eigene Version.
Zusätzlich bietet Iristrace die Möglichkeit, die Datenmodelle als CSV Datei zu exportieren, sowie die Vorlage auszudrucken.
Formularplanung
Erstellen Sie Formulare vorab, indem Sie das Planungsdatum auf ein bestimmtes Datum legen, optional wiederkehrend über einen Zeitraum, sowie optional mit einem Fälligkeitstermin.
Bei der Planung können zusätzliche Labels vergeben werden, wie „Frühschicht“ oder „Spätschicht“. Diese Vergabe erleichtert später die Suche der Formulare und die Analyse der Ergebnisse.
Geplante Formulare, die noch in der Zukunft liegen, können auch leicht wieder gelöscht werden. Es besteht hierzu ein spezieller Menüeintrag im Vorlagenbildschirm.
Formularübersichten
Liste:
- Durchsuchen Sie alle Formulare anhand des Names, der Abteilungsstruktur, oder durch Filterung nach Vorlagen, Tags, Erstellungsdatum, zugewiesenen Benutzern und mehr.
- Einfaches Erstellen von Berichten in den Formaten Excel, Word und PDF direkt in der Listenansicht, sowie Zugang zu weiteren Formularfunktionen (Umhängen in eine andere Abteilung, Zustandsänderung, Benutzerzuordnung, usw.)
Kalender:
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht der Formulare, die Farbe entspricht dem jeweiligen Formularzustand.
- Überprüfen Sie, welche Kontrolllisten wann durchgeführt wurden oder werden,
Kanban:
- Anzeigen nach Zustandsspalten.
- Benutzer anzeigen und zuweisen
- Direktes Ändern des Formularzustands
