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METODOLOGÍA LEAN EN SECTOR ALIMENTARIO: EL ESPÍRITU KAIZEN

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Luis Polo

Más de 24 años de experiencia en calidad, seguridad alimentaria, bienestar animal, laboratorio, certificaciones de sistemas y producto, acreditación de laboratorio.

11 abril, 2024

PRINCIPIOS DEL LEAN

Conceptos de muda y valor añadido: Despilfarro o Muda es toda operación que agrega coste al producto o servicio en los distintos eslabones de la Cadena y no aporta Valor Añadido a los Clientes.

Como vemos en la imagen de más abajo:

  • las tareas que aportan VA (valor añadido) debemos optimizarlas,
  • las que no aportan valor añadido a los procesos, pero son necesarias debemos minimizarlas (ej: almacenamiento, requisitos legales..).
  • y las que no aportan valor añadido y no son necesarias debemos eliminarlas.

A continuación, veremos las 4 “P” del Pensamiento Lean para la optimización de los procesos:

1. “Pensamiento” a largo plazo (Filosofía). Las personas deben tener visión de a qué contribuyen. Eso hace que la gente esté enfocada. Para ello debemos tener una:

  • Orientación al cliente (interno y externo).
  • Estrategia de competitividad.

2. Un “Proceso” correcto producirá resultados correctos. Por lo que tenemos que conseguir:

  • La identificación y eliminación de desperdicios “muda”.
  • La estandarización de procesos. Documentarlo en un estándar. Con ello conseguiremos dos beneficios:
    • pasar de capital de las personas a estructural de la empresa, da homogeneidad.
    • los estándares deben seguir la metodología lean, no muchas páginas, sino ser más esquemáticos, con lo que conseguiremos que sean más entendibles para las personas, y tardaremos menos en desarrollarlos.
  • Calidad a la primera. Es decir, que con la primera fabricación o realización de un proceso consigamos el producto o servicio planteado, y no tengamos retrabajos o reprocesos que nos implique un desperdicio, un mayor coste de las operaciones.

3. Añada valor a la organización con el desarrollo de las “Personas”. Esto lo conseguiremos si:

  • Trabajamos en equipo y en la comunicación de estos.
  • Promovemos el desarrollo de las personas, los equipos y los socios (partners).
  • El respeto por las Personas es uno de los valores de la organización.

4.La resolución de “Problemas” genera mejora continua y aprendizaje. Para ello:

  • Tenemos que identificar la causa raíz de dichos problemas.
  • Ve a ver los problemas por ti mismo “Gemba Walks” (ir al sitio al terreno, para identificar causa-raíz) y “Genchi Genbutsu” (ve y observa por ti mismo). Solo así podremos aplicar acciones efectivas.
  • Mediante la Mejora continua “Kaizen” conseguiremos un aprendizaje organizativo.

LA IMPORTANCIA DEL TRABAJO ESTANDARIZADO

La estandarización de procesos es la base de la mejora continua.

“El estándar de trabajo es para el trabajador, como la partitura para el músico”.

Son las cuñas que nos apalanca la persona. Si encuentro una mejor forma de hacer el proceso, lo estandarizo y apalanco esa mejora.

EL ESPÍRITU KAIZEN

Para sumarnos a este pensamiento/“espíritu” debemos tener en cuenta la diferencia cultural de Europa por ejemplo con Asia, por lo que a modo de resumen se establecieron estos 10 principios resumidos para que se pudiera divulgar entre las personas de las organizaciones y se empezara el cambio cultural dentro de las empresas para iniciar el camino de la mejora continua.

CLAVES DE UN SGL (SISTEMA DE GESTIÓN LEAN)

A continuación nos haremos una preguntas y obtendremos unas respuestas que nos darán las claves de por qué debemos tener un sistema de gestión Lean:

¿Qué es gestionar?:

  • Gestionar es tomar decisiones.
  • Gestionar bien es, tomar las decisiones adecuadas aprovechando al máximo los recursos disponibles. Se toman decisiones tomando datos. ¿se hace o no de un modo sistemático?

¿Qué es un sistema de gestión? :

  • Es el conjunto de reglas propio de la empresa que regulan su funcionamiento, sistematizando la gestión. 
  • Se necesita que esa gestión sea estructurada.
  • Tenemos que dotar a ese conjunto de reglas, de estándares de gestión, etc.

¿Por qué tener un sistema de gestión?

  • Para que todos gestionemos de la mejor manera y, así, avanzar hacia la excelencia.

¿POR QUÉ IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN LEAN?

En las siguientes líneas veremos como es una empresa sin un sistema de gestión Lean, y como afecta a las personas, procesos y productividad.

Una gestión sin sistema, lo que hacemos es entorpecer la toma decisiones y la aportación de valor.

La gestión sin sistema produce que las personas no se comuniquen bien, que desconecten con la estructura jerárquica, poca implicación, que haya conflictos, que los procesos no estén estandarizados, que no haya orientación hacia la mejora y por tanto esto afecta a la productividad.

Al no tener un SGL, no hay soporte, no se le da las herramientas adecuadas al núcleo operativo.

El Núcleo operativo son todos aquellos equipos de trabajo que aportan valor directo al cliente.

Tenemos que dotar a la organización de un enfoque sistémico para entrar en la mejora continua.

En la siguiente imagen veremos por otro lado una empresa que aplica un SGL:

Si tenemos ese sistema implantado en la organización:

  • las personas van a tener una comunicación más definida,
  • conseguiremos tener los procesos totalmente protocolizados y una mayor alineación de las personas por la jerarquía establecida y porque hay un sistema de escalado de problemas,
  • hay mayor motivación, implicación, espíritu de trabajo mucho mas claro.
  • los procesos están estandarizados, hay mayor homogeneidad a la hora de ejecutarlos, eso garantiza mejores resultados y por tanto consecución de objetivos.
  • la gente tendrá ese pensamiento kaizen, y se orientará más a identificar el desperdicio, y todo esto hace tener una dirección más enfocada, más definida y orientada hacia la productividad.

DEFINICIÓN DEL SGL

El Sistema de Gestión Lean (SGL) se define como:

Método de trabajo que, contando con todas las personas y apoyándose en los indicadores adecuados, consigue la excelencia empresarial (€).

Como sabemos la base de la mejora es usar un método de trabajo, pero es obvio que los métodos no funcionan si las personas no quieren.

Si conseguimos que las personas estén implicadas tenemos que disponer de una base de información robusta, que permita medir la eficiencia de nuestro proceso en términos que llamamos QCDP (Calidad, costes, plazos, personas).

La relación personas-objetivos permitirá conseguir los objeticos empresariales o de negocio que nos planteemos.

La excelencia empresarial consiste básicamente en alcanzar, maximizar los resultados de satisfacción de todos nuestros grupos de interés, clientes, accionistas, proveedores, partner, comunidad, etc.

Con independencia de cual es el concepto de excelencia que tenga la empresa, aplicar  el método, que la gente trabaje con motivación, con participación, y que se apoye en indicadores precisos y fiables es la base del sistema de gestión Lean.

Este blog es continuación del blog “Metodología Lean en Sector alimentario. Introducción a la metodología”.

IRISTRACE es un software que te va a permitir aplicar la mejora continua en los procesos y llevar los controles en planta y justificar dichos registros totalmente de forma digital, sin el uso de papeles, ni retrabajos que no aportan valor al departamento de calidad y supone un tiempo perdido que se puede dedicar a otras tareas del departamento.

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Luis Polo Cózar

Consultor, formador y mentor/coach en industria alimentaria.

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