Es en los últimos años cuando estamos escuchando este concepto de “cultura de inocuidad o seguridad alimentaria”, así que empecemos por definir CULTURA para a continuación ir desarrollando el resto:
“conjunto de creencias, valores y comportamientos que se comparten en un grupo, por ejemplo, una industria alimentaria”.
Y ahora vayamos con la segunda parte de la definición “INOCUIDAD O SEGURIDAD ALIMENTARIA”: “conjunto de condiciones y medidas necesarias durante la producción, almacenamiento, distribución y preparación de alimentos para asegurar que una vez ingeridos, no representen un riesgo para la salud”.
Pues bien, desde los años 90 la OMS (Organización Mundial de la Salud), y la FAO (Organización de alimentación y agricultura de la ONU) reconocen esta “cultura de seguridad alimentaria” como un aspecto fundamental en la gestión de la seguridad alimentaria en las industrias.
En octubre de 2020 aparece en la versión 7 de la norma IFS Food, en el apartado de “Política corporativa” de la empresa en su primer requisito de “Gobernanza y compromiso”.
Pero no solo es una recomendación de organismos internacionales o de normas privadas como IFS, si no que desde 2021 es una obligación legal en Europa por que se incluye en la modificación del Reglamento 852/2004 relativo a la higiene de los alimentos mediante el Reglamento 2021/382.
DESARROLLO DE UN PLAN DE CULTURA DE INOCUIDAD O SEGURIDAD ALIMENTARIA
Lo que vamos a conseguir con este plan es aumentar la sensibilización y la mejora del comportamiento de los trabajadores de las empresas alimentarias, lo que repercute directamente en la seguridad de los alimentos que se fabrican en ellas.
Este plan si queremos implantarlo en nuestras organizaciones debemos basarnos en aspectos que deberemos trabajar con la dirección de la empresa, mandos intermedios y operarios de planta tales como:
- Conciencia.
- Responsabilidad.
- Formación.
- Comunicación.
- Participación.
Vamos a ir explicando los apartados que debe tener un plan de cultura de inocuidad o seguridad alimentaria basándonos en la guía de GFSI (Global Food Safety Iniative) que es la que ampara los esquemas de seguridad alimentaria como BRC, IFS, FSSC22000..
Integración de normas
Lo primero es que si tenemos en la empresa implantados normas de calidad, seguridad alimentaria y otros esquemas, integremos en un solo documento/plan de calidad, seguridad alimentaria, sostenibilidad, etc.. ya que así nos será más fácil su desglose en objetivos, planes de acción a corto, medio y largo plazo.
Visión y misión
1.La estructura, valores y propósitos de la empresa los podemos definir a través de:
- Manual de calidad: donde la dirección de la empresa manifiesta la política de calidad y seguridad alimentaria implantada en la organización.
- Plan de acogida (onboarding): cuando un trabajador se incorpora a una empresa, los departamentos de RHH y calidad, apoyados por la Dirección de la empresa, tienen la primera oportunidad de trasladarles a los futuros trabajadores la importancia de esta cultura de seguridad alimentaria en la organización.
- Web: a través de la página web corporativa la empresa puede comunicar la importancia que le da a la seguridad alimentaria a los otros actores claves como proveedores, clientes, consumidores, etc..
- Memoria de sostenibilidad/Estado de información no financiera (EINF): en los últimos años, se está implantando en las empresas alimentarias estrategias de sostenibilidad, ya que como sabemos a través de los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible) de la ONU, el objetivo 3 contempla la “salud y bienestar” y el objetivo 4 la “educación”.
2.En este apartado también debemos definir los aspectos relevantes para la dirección de la organización y las expectativas futuras, relacionadas con:
- Cambios normativos.
- Compra de un nuevo negocio, traslado de este, ampliaciones.
- Cambios en la categoría de productos que fabricamos.
- Penetración en nuevos mercados.
- Incidentes graves relacionados con la inocuidad alimentaria.
- Avances científicos, tecnológicos y analíticos.
3.El liderazgo de la dirección es clave en la implantación y desarrollo de la cultura de inocuidad por lo que en este apartado podemos destacar:
- Los recursos humanos que pone la dirección de la empresa para poder llevar a cabo esta cultura, definición y cambios ocurridos en organigramas, funciones de la empresa.
- Si la empresa lleva años con sistemas de calidad, y va evolucionando hacia una mejora continua, los aspectos que se estén desarrollando en ese camino hacia la excelencia irán ligados a la mejora de la cultura de seguridad alimentaria.
4.Mensajes:
Estamos en la era de la mensajería “instantánea”, por lo que tenemos muchas formas en una empresa de difundir la cultura desde la dirección de la empresa, calidad y RRHH a los empleados. A continuación, describimos algunos:
- Buzones de sugerencias: canal tradicional colocado en sitios estratégicos de la empresa que deben ser revisados con cierta frecuencia y trasladar a la Dirección de la empresa las propuestas. Suele estar gestionado por los departamentos de RRHH.
- Comunicación interna y emails: en cualquier empresa se dispone de un sistema interno o emails para comunicarse con los empleados que tienen acceso a un Pc.
- Portal web del empleado: cada vez más se está aprovechando el portal del empleado que tienen muchas organizaciones para aspectos de RRHH como poder descargarse la nómina el trabajador, para poder difundir mensajes, eventos, etc.. importantes relacionados con la seguridad alimentaria.
- Intranet: portal web interno de la organización donde suele estar alojada la documentación relevante para la organización.
- Cartelería (difusión de cultura de inocuidad): como se indicaba antes si la empresa es más tecnológica podemos usar el portal web del empleado, pero si no, podemos usar la tradicional cartelería que podemos colocar a la entrada de las instalaciones, comedores, vestuarios, etc.. donde vayamos cada mes por ejemplo comunicando los aspectos de malas prácticas que detectamos en planta, los principales riesgos que nos encontramos en nuestra industria, los resultados de auditorías, reclamaciones, etc..
- Encuestas de cultura inocuidad: es una forma de conseguir el feedback del personal a cerca de la cultura de inocuidad y medir la efectividad de los mensajes.
Las personas
1.Los actores claves o grupos de interés son los que habitualmente las empresas definen en las memorias de sostenibilidad como son:
- Administraciones públicas.
- Clientes.
- Consumidores finales.
- Personal de las empresas.
- Proveedores de materias primas.
- Sociedad local
2.Gobernanza: en este apartado describiremos lo relacionado con la Dirección de la empresa y personas como:
- Dirección estratégica: hay empresas que tienen implantados, Comités de Dirección que marca la estrategia de la compañía, y otros Comités funcionales relacionados con la Seguridad alimentaria, Crisis, Food defense, sanciones por malas prácticas del personal (disciplinario).
- Organigramas jerárquicos y funcionales: donde se describe el mando y secciones de los distintos departamentos de una empresa.
- Funciones claramente definidas y asignadas a los puestos de la organización.
- Relación de puestos claves de la organización, con inclusión del personal que monitoriza los PCC/PC.
- Estándares de trabajo: se debe disponer documentalmente de cómo se llevan a cabo los trabajos en cada puesto y deben ser conocidos por el personal, sobre todo importante para el personal de nueva incorporación.
- Gestión del riesgo y problemas: anualmente como mínimo se tiene que realizar un informe a la Dirección, donde se revise el APPCC implantado en la empresa, se vea la evolución de las reclamaciones de clientes, auditorias externas, auditorías internas, resultados de las inspecciones veterinarias oficiales, si ha habido expedientes sancionadores, etc.
3.Comunicación:
Es muy importante transmitir la importancia de la cultura de seguridad alimentaria a todos los integrantes de la empresa, para ellos dispondremos, por ejemplo:
- Sistema de retroalimentación/sugerencias: con los buzones de sugerencias antes comentando o paneles de ideas de mejora de la metodología Lean.
- Intranet: antes mencionada donde dispondremos de los documentos relevantes de la organización.
- Formación: el plan formativo relacionado con la seguridad alimentaria es la forma que tenemos de transmitir el conocimiento al personal desde su incorporación y durante el desempeño de su trabajo. Cursos relacionados con manipulación de alimentos, reciclaje de buenas prácticas de fabricación, gestión de alérgenos, limpieza de instalaciones, bienestar animal, requisitos de países terceros, Food Defense, cultura inocuidad, etc..
- Información
- Cartelería: el disponer de carteles muy visuales en el interior de las instalaciones, donde se difunda los aspectos relevantes con la cultura de inocuidad, buenas prácticas, uniformidad del personal, prevención de riesgos laborales, protocolos resumidos de las operaciones de limpieza.
- La identificación de los productos químicos es un aspecto a considerar también para su buen uso, concentración adecuada y evitar accidentes relacionados con la seguridad alimentaria o laborales.
- Coaching individual (ejecutivo) o de equipos: es una forma de mejorar la relación de las personas en su puesto de trabajo y contribuye a que las personas estén alineados con los propósitos de los equipos de los que forman parte y con los valores de la empresa.
- Consecuencias (acciones disciplinarias): a pesar de todo nuestro esfuerzo en difundir la cultura, actividades informativas y formativas hay personal que no suele colaborar en cumplir las normas de las empresas, en cuyo caso debe ser sancionados y sus acciones deben tener consecuencias disciplinarias.
4.Organización del aprendizaje: la empresa debe disponer de planes formativos efectivos y diseñados para las necesidades del personal, con especial énfasis en los temas relacionados con la seguridad alimentaria. Dichos planes deben ser ejecutados según lo planificado.
5.Incentivo, reconocimiento, recompensas: igual que hemos comentado anteriormente las acciones disciplinarias que debemos aplicar a los trabajadores que no colaboren, debemos reconocer e incentivar a los trabajadores por sus ideas de mejoras, el éxito conseguido ante inspecciones o auditorías de relevancia para la compañía, etc.
Consistencia
Para que la cultura se difunda y mantenga en el tiempo es importante la consistencia del sistema que tengamos implantando, siendo en este aspecto lo siguiente:
1.Responsabilidad: como antes hemos visto el tener definidos organigramas, funciones y estándares de trabajo nos ayuda a ser responsables de las acciones que realizamos.
2.Medición del desempeño: los indicadores de los procesos claves o KPI nos ayudarán en la gestión de la empresa, y por supuesto debemos tener indicadores relacionados con la seguridad alimentaria (ej: indicadores de los resultados analíticos tras la limpieza de instalaciones, de puntuaciones o nº de conformidades tras auditorías, reclamaciones por cuerpos extraños, etc..). Es importante que los trabajadores conozcan como están evolucionado estos indicadores.
3.Documentación: los planes de higiene, APPCC, procedimientos, instrucciones de trabajo, tablas y formatos relacionados con la seguridad alimentarias, los estándares de trabajo y la intranet donde estén disponibles, son las herramientas que aportan consistencia al sistema.
Adaptabilidad
1.Expectativas en inocuidad alimentaria y situación actual: debemos comentar y reflexionar sobre la situación actual de la empresa y las expectativas futuras, según los mercados, la marcha de la empresa y relacionarlo con la cultura de seguridad alimentaria.
2.Agilidad
- La empresa debe ser proactiva y ágil y eso se demuestra cuando “escuchamos al cliente” e implantamos las sugerencias que nos hace, cuando desarrollamos nuevos productos con los compañeros de I+D+IT, se mejoran los procesos e instalaciones repercutiendo directamente en la seguridad alimentaria.
- Las nuevas certificaciones pueden ser descritas en este apartado, así como la mejora en la evaluación de proveedores (Food Fraud).
- Los proyectos de I+D+IT, acciones de sostenibilidad y mejora continua demuestran las empresas ágiles de las que no lo son.
3.Cambio, gestión de crisis y resolución de problemas: aquí dispondremos de los comités de crisis y disciplinarios antes mencionados.
Concienciación de los riesgos y peligros
1.Educación e información fundamental de los peligros: lo haremos a través de los cursos específicos en manipulación de alimentos, seguridad alimentaria y bienestar animal antes comentados.
2.Compromiso del empleado: es importante que el trabajador este concienciado con la organización y que reporte esos “cuasi-incidentes” antes de que ocurran, por eso es clave también disponer de buenos mandos intermedios y que éstos estén comprometidos con la dirección.
3.Verificación de la concienciación de los riesgos y peligros: dispondremos de auditorías internas basadas en BRC/IFS, observación de buenas prácticas en planta, auditorias de proveedores, auditorías de países terceros que nos ayudarán a ver si realmente estamos concienciados de los peligros que tenemos en la empresa o debemos mejorar su gestión.
IRISTRACE es un software que te va a permitir llevar los controles de este Plan de Cultura de Inocuidad y sus registros totalmente de forma digital, sin el uso de papeles, ni retrabajos que no aportan valor al departamento de calidad y supone un tiempo perdido que se puede dedicar a otras tareas del departamento.
