La metodología LEAN tiene sus raíces en el sistema de producción de Toyota y se ha expandido más allá de las fábricas para aplicarse en una variedad de sectores, incluidas las oficinas.
LEAN se centra en la eliminación de desperdicios, la mejora continua y la optimización de procesos para aumentar la eficiencia y la eficacia.
Se basa en principios como la entrega de valor al cliente, el flujo continuo, la mejora continua (kaizen) y la implicación de todos los empleados en el proceso de mejora.
Importancia de la eficiencia en entornos de oficina
En un entorno de oficina, la eficiencia no solo se refiere a la rapidez con que se completan las tareas, sino también a cómo se utilizan los recursos, cómo se gestionan los flujos de trabajo y cómo se manejan las comunicaciones. Las oficinas suelen enfrentar desafíos únicos como la duplicación de esfuerzos, procesos burocráticos innecesarios y la falta de claridad en las responsabilidades.
La implementación de principios LEAN ayuda a abordar estos problemas, reduciendo desperdicios, optimizando el uso del tiempo y los recursos, y mejorando la calidad de trabajo.
Una oficina eficiente no solo ahorra costos, sino que también crea un ambiente de trabajo más satisfactorio y productivo para los empleados.
Herramientas LEAN en entorno de oficina (LEAN OFFICE)
Medidor de tareas
Definición
Un medidor de tareas, también conocido como un rastreador de tareas o gestor de tareas, es una herramienta diseñada para monitorizar y gestionar las tareas diarias dentro de una oficina.
Su propósito principal es proporcionar una visión clara y estructurada de las tareas pendientes, en curso y completadas, permitiendo a los equipos identificar cuellos de botella, optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia general del trabajo.
Nos va a permitir esta herramienta entre otras cosas:
- tener las tareas del departamento planificadas.
- trabajar en equipo.
- dejar constancia de los trabajos realizados.
Aplicación en el entorno de oficina
En el contexto de una oficina, un medidor de tareas puede adoptar diversas formas, desde simples listas de tareas hasta sofisticadas aplicaciones de gestión de proyectos.
Aquí es donde entra en juego el enfoque LEAN, que busca eliminar desperdicios y optimizar procesos:
Visualización de Tareas:
Utilizando tableros visuales, como los tableros KANBAN, las tareas se pueden organizar en columnas que representan diferentes etapas del proceso (por ejemplo, «Por hacer», «En progreso», «Completado»).
Esta visualización facilita el seguimiento del estado de cada tarea y ayuda a identificar rápidamente dónde se encuentran los cuellos de botella.
Existen softwares como Trello, Asana, Jira, que permiten implementar esta herramienta en los equipos de oficina.
Asignación de Recursos:
Los gestores de tareas permiten asignar tareas específicas a diferentes miembros del equipo, asegurando que todos sepan sus responsabilidades y plazos.
Esto ayuda a equilibrar la carga de trabajo y evita que algunos empleados se sientan sobrecargados mientras otros tienen menos tareas.
Priorización:
Las tareas pueden ser categorizadas y priorizadas según su importancia y urgencia.
Herramientas como las matrices de Eisenhower (urgente/importante), ayudan a los empleados a enfocarse en las tareas que realmente importan, optimizando así su tiempo y esfuerzo.
Beneficios de implementar esta herramienta
- Mejora de la transparencia y responsabilidad: Al tener una visualización clara de todas las tareas y sus estados, los equipos pueden trabajar de manera más colaborativa y transparente. La responsabilidad individual aumenta, ya que cada miembro del equipo puede ver su contribución y cómo impacta en el progreso general del proyecto.
- Facilita la identificación de desperdicios: Al monitorear las tareas y su progreso, es más fácil identificar actividades que no agregan valor, tiempos muertos y duplicación de esfuerzos. Esto permite a los equipos enfocarse en eliminar estos desperdicios, mejorando la eficiencia general.
- Mejora Continua (Kaizen): El uso de un medidor de tareas fomenta una cultura de mejora continua, ya que proporciona datos concretos sobre el rendimiento y la eficiencia. Los equipos pueden revisar y analizar regularmente estos datos para identificar áreas de mejora y ajustar sus procesos en consecuencia.
- Reducción de estrés y mejora del clima laboral: Un sistema organizado de gestión de tareas reduce la incertidumbre y el caos en el entorno de trabajo, lo que puede disminuir los niveles de estrés entre los empleados. Un entorno de trabajo más estructurado y predecible contribuye a un clima laboral más positivo y productivo.
- Optimización del tiempo: Un medidor de tareas ayuda a los empleados a gestionar mejor su tiempo, enfocándose en tareas prioritarias y evitando distracciones.
Gestión del Tiempo
Definición
La gestión eficiente del tiempo es crucial en un entorno de oficina, y el poder tener relacionadas las tareas rutinarias que realiza un equipo es clave para:
- dimensionar el tamaño de los equipos
- la carga de trabajo entre sus integrantes
- la necesidad de nuevos recursos para abordar nuevos proyectos
- el visualizar tareas a las que no se le está dedicando tiempo.
Implantación
Lo primero que debemos es clasificar o estructurar las tareas claves que se llevan a cabo en el departamento, y después en un segundo nivel, las subtareas que forman parte de dicha tarea.
Ejemplo:
- Departamento de calidad:
- Tarea 1: Gestión de calidad
- Subtarea 1: gestión documental sistema calidad
- Subtarea 2: gestión reclamaciones clientes
- Subtarea 3: homologación proveedores/materias primas
- Tarea 2: Seguridad alimentaria
- Subtarea 1: control en planta
- Subtarea 2: auditorias
- Subtarea 3: revisión registros
- Tarea 1: Gestión de calidad
Como podemos ver en la siguiente gráfica, esto nos va permitir ver a qué dedicamos el tiempo a nivel departamento/sección/usuario, compararlo con otros años, etc.
Es tan simple como disponer de un software o un registro (se podría llevar en Excel), donde se anotan los tiempos dedicados a cada subtarea/tarea diariamente, de forma que podamos hacer un seguimiento, sacar un informe cada x tiempo (mensual, trimestral, anual).
Ejemplo:
Día 01/10/2024: Tarea 1, Subtarea 1: 30 min. Día 01/10/2024: Tarea 1, Subtarea 2: 15 min.
Trabajo por bloques de tareas
Introducción
Cada vez estamos más inmersos en una sociedad que busca la productividad, la eficiencia, etc.. y erróneamente creemos que somos capaces de hacer varias cosas a la vez (“multitasking o multitareas”).
Y lo que no nos damos cuenta, es que eso implica “perder el foco, la concentración” en lo que estamos haciendo.
Por lo que lo más efectivo es trabajar por bloques de tareas, con una buena aplicación del tiempo o reparto del mismo.
Implantación
Cada vez más se implantan las oficinas “abiertas”/tipo “americano”, muy iluminadas, con despachos limitados a los jefes o directivos, con lo cual es fácil caer en la tentación de estar pendiente de los compañeros que van y vienen, o hablan más alto de la cuenta, etc.. En estos casos, si necesitamos concentrarnos podemos usar unos auriculares para aislarnos del “ruido exterior” o buscar una sala que nos permita concentrarnos.
Por otro lado, si tenemos nuestra oficina individual, muchas veces estamos entre la coyuntura de tener las “puertas abiertas” queriendo expresar nuestra apertura al departamento o compañeros, pero podemos caer en las “múltiples interrupciones” de los llamados “vampiros” o “ladrones del tiempo” que no dejan de entrar en nuestro despacho, impidiendo concentrarnos en la tarea que traemos entre manos.
Es importante también planificar los descansos por necesidad “corporal” (evitar lesiones de espalda o tendinitis) y mental.
Herramientas como los temporizadores de Pomodoro pueden integrarse en los sistemas de gestión de tareas para promover intervalos de trabajo enfocados y descansos regulares.
Reingeniería de procesos
Introducción
La reingeniería de procesos es una estrategia de gestión enfocada en el análisis y rediseño fundamental de los procesos de negocio.
Su objetivo es lograr mejoras en aspectos críticos como el rendimiento, la eficiencia y la calidad.
Este enfoque implica repensar radicalmente cómo se realizan los trabajos dentro de una organización, eliminando tareas innecesarias y encontrando nuevas formas de realizar las actividades esenciales de manera más efectiva. No se trata solo de hacer mejoras incrementales, sino de realizar cambios significativos que transformen los procesos operativos de raíz.
Aplicación
En el contexto de una oficina, la reingeniería de procesos implica un análisis detallado de los flujos de trabajo actuales para identificar ineficiencias, redundancias y actividades que no agregan valor.
Este análisis permite rediseñar los procesos para eliminarlas y optimizar el flujo de trabajo.
Pasos clave en la reingeniería de procesos en oficinas
- Identificación de procesos críticos: Seleccionar los procesos que tienen mayor impacto en la eficiencia y efectividad de la oficina. Por ejemplo: procesos de aprobación de documentos, gestión de proyectos, y comunicación interna.
- Análisis de procesos existentes: Mapear los procesos actuales para entender cada paso involucrado y los recursos utilizados. Utilizar herramientas como el Mapeo de Flujo de Valor (VSM) para visualizar el flujo de información y materiales.
- Identificación de ineficiencias: Identificar áreas donde se producen cuellos de botella, redundancias y actividades que no agregan valor. Realizar entrevistas y encuestas a los empleados para obtener una visión completa de los problemas.
- Rediseño de procesos: Proponer nuevos diseños de procesos que eliminen las ineficiencias identificadas. Incluir la automatización de tareas repetitivas y la eliminación de pasos innecesarios.
- Implementación de nuevos procesos: Desarrollar un plan de acción detallado para la implementación de los nuevos procesos. Formar a los empleados en los nuevos procedimientos y herramientas.
- Monitoreo y mejora continua: Establecer métricas de rendimiento para evaluar la efectividad de los nuevos procesos. Realizar ajustes continuos basados en el feedback y el rendimiento observado.
Beneficios de la reingeniería de procesos
- Reducción de tiempos de ciclo: Uno de los beneficios más significativos de la reingeniería de procesos es la reducción de los tiempos de ciclo. Al eliminar pasos innecesarios y optimizar el flujo de trabajo, las tareas se completan más rápidamente, lo que reduce los tiempos de espera y mejora la capacidad de respuesta de la oficina. Por ejemplo, al rediseñar el proceso de aprobación de documentos, se puede reducir el tiempo necesario para obtener todas las firmas y autorizaciones, acelerando significativamente el tiempo de entrega.
- Mejora de la calidad del trabajo: La reingeniería de procesos también se enfoca en mejorar la calidad del trabajo. Al identificar y eliminar actividades propensas a errores y asegurar que los procesos sean más consistentes y estandarizados, se reduce la probabilidad de errores y retrabajos. Esto no solo mejora la calidad de los productos y servicios, sino que también aumenta la satisfacción de los empleados y clientes. Por ejemplo, un proceso de gestión de proyectos rediseñado puede incluir controles de calidad más rigurosos en cada etapa, asegurando que los resultados finales cumplan con los estándares establecidos.
- Reducción de costes operativos: Optimizar los procesos también puede llevar a una reducción significativa de los costes operativos. Al eliminar tareas innecesarias y redundantes, se reducen los recursos necesarios para completar las actividades diarias. Esto puede incluir la reducción de costes laborales, materiales y otros recursos. Además, los procesos más eficientes y rápidos pueden llevar a un uso más efectivo de los recursos disponibles, aumentando la productividad general de la oficina. Por ejemplo, al automatizar tareas administrativas rutinarias, se liberan recursos que pueden ser reasignados a actividades de mayor valor.
Este blog es continuación de las siguientes publicaciones:
